در چارچوب اعتبارات مصوب بند ۵ رديف ۵۰۳۶۱۱ بودجه سال ۱۳۸۲ كل كشور موضوع بند ه تبصره ۱۹ قانون بودجه كل كشور مقرر گرديده است بمنظور گسترش بازارهاي جهاني محصولات صادراتي ايران و تحقق جهش صادراتي در برنامه سوم توسعه ۲۰ الي ۵۰ درصد هزينه هاي هيأتهاي تجاري و بازاريابي اعزامي به خارج از كشور از محل اعتبارات فوق الذكر پرداخت گردد ، لذا هيأتهاي اعزامي به خارج از كشور بايستي داراي خصوصياتي باشند كه عبارتند از :
۱ ) تركيب اصلي آنها از واحدهاي توليدي _ صادراتي بخش خصوصي باشد .
۲ ) به ازاء قرار گرفتن هر ۳۰ شركت توليدي _ صادراتي در تركيب هيأت اعزام حداكثر ۵ نفر بعنوان سازماندهي بلامانع است .
۳ ) سازمان تجاري مقابل در بازار هدف تعيين شده باشد .
۴ ) طرفهاي مقابل هر يك از شركتهاي ايراني حاضر در هيأت در بازار هدف از قبل مشخص شده باشد .
۵ ) برنامه همايش فرصتهاي تجاري و سرمايه گذاري بين دو كشور تعيين شده باشد .
۶ ) ترتيبات اخذ رويداد ، اقامت و بليط رفت و برگشت اعضاء هيأت مشخص شده باشد .
همچنين در موارد اعزام تور بايستي اطلاعات ذيل تهيه و به مركز توسعه صادرات ايران توسط استانها ارسال گردد كه عبارتند از :
الف ) زمينه فعاليت واحدهاي توليدي _ صادراتي حاضر در هيأت
ب ) نام و سمت و مسئوليت تيم سازماندهي هيأت
پ ) نام سازمان تجاري طرف مقابل در كشورهاي مورد نظر
ت ) نام و زمينه فعاليت طرفهاي مذاكره واحدهاي توليدي ، صادراتي اعزامي
ث ) رئوس برنامه هاي همايش فرصتهاي تجاري و سرمايه گذاري ايران در كشور مورد نظر
ج ) صورت هزينه هاي مربوط به اخذ رويداد ، بليط رفت و برگشت و اقامت طي تكميل فرمهاي مخصوص
همچنين بمنظور تسهيل و يكپارچگي در تكميل مدارك پرونده هاي تجاري _ بازاريابي بايستي علاوه بر تكميل فرمهاي اطلاعاتي شماره هاي يك و دو مربوط به هيأت ، طرح توجيهي اعزام هيأت با تاكيد بر محورهاي اعزام ، فرصتها و مزيتهاي موجود در بازار هدف اقدام گردد .
در پايان پس از برگشت هيأت تجاري _ بازاريابي تز كشور هدف اقدام به جمع آوري اسناد ثبته مالي مورد تأييد رئيس سازمان بازرگاني استان و ممهور به مهر سازمان نموده و به همراه نتيجه فعاليت تور تجاري و بازاريابي و تحقق اهداف گزارشي تهيه و به مركز توسعه صادرات ايران ارسال گردد .
